如何组织临床协调会及学术会议

无论是临床试验的协调会，还是其它的学术会议，无非三个方面：时间、地点、参会人员。

 

其实确定会议的时间还是满难的，尤其是临床协调会。 当然由于各种会议的主题不同，目的不同，考虑的重点也就不同。对于临床协调会，由于要照顾到大多数中心的研究者，会议的时间只能在会前，与各中心多沟通， 争取大家的一致意见。这里牵头单位即组长单位的意见，是需要优先考虑的。如果主要研究者提出了会议的具体时间，而其它试验中心的研究者多数也没什么异议， 那是最好的。否则的话还要费一番精力去协调这个事情。

 

对于大型学术会议来说，会议的时间，以组织方为主导，那考虑的重点就是会议上的重要人士，比如要请一些学霸级的人物，人家的时间宝贵，你会议定 在17号，而人家18号要去HK参加个国际会议，那就比较为难，只能看人家的取舍了。既然大家都忙，只能照顾这些重要人士。我管它叫“照顾重点，兼顾其 他”的原则。

 

地点的确定当然也要遵循上述原则，而且最好还要有以下几个特点：

 

1、交通方便。飞机、火车什么的都要有，而且还不要太少，比如在石家庄的这次药学会学术年会，有一位院士就是因为石家庄的飞机班次少，会后不能及时赶到另外一个地方，而放弃了参会。

 

2、旅游胜地或购物天堂。这个对于参会人士来说比较有吸引力，如果会议的学术级别不是很高的话。尤其购物天堂，对于女性会议代表来说更具吸引。

 

3、当地的酒店住宿、会议设施要好，最起码要够用。比如这次在石家庄的年会，开幕式上，1500人的会堂都坐满了，如果会议人数再多的话，只能更换地方。

 

总之呢，会议的时间和地点，要突出“重点”，权衡利弊，协调各方意见，综合考虑之后确定。

 

OK，如果会议的时间、地点基本确定下来，剩下的事差不多就程式化了：

 

1、联系酒店

一般临床协调会的规模不会太大，住宿和会议在一个酒店应该没问题。大型会议的住宿和会议往往是分开的，一般酒店的会议室不会达到容纳几百人的规模。

酒店内的工作主要分三块：住宿、用餐和会议室使用。这个需要和酒店的销售部门联系确定。

 

2、会场的布置

一般要提前与酒店方面订好，按参加会议的人数确定会议室大小。如果会议不大，提前2-3小时布置一下就可以了。会场上需要的东西一般有：会议条幅、投影仪及幕布、手提电脑、有线及无线麦克、桌牌、纯净水或茶水等。

会议中间休息一般安排茶歇，让酒店准备的话比较省事但花钱多，想省钱的话可以自己买（也就是水果、点心、咖啡之类的东西了，到时候和酒店方面联系，让服务生帮忙弄下）。

 

3、专家的接待

临床协调会，一般是监查员负责自己中心的专家；大一点的会议，有重点的安排人员进行接待即可。事先和专家沟通好其行程，了解其到达时间，这个涉及到住宿、用餐等。

住宿方面没什么特别的，事先排好房间即可。

用餐方面要考虑细致些，比如定好上午报到，下午开会，可能每个人到达的时间都不同，中午用餐最好是自助形式，随到随吃比较方面。晚上的算是正餐，可以事先和酒店方面确定菜单，到时候直接上菜；或者零点也可以，这个要看会议组织者的想法了，呵呵。

 

4、会议议程

会议议程应事先定好，给专家发会议通知的时候附在后面。这个内容也是基本固定的，这里就不详细写了。一般情况下，会议就按既定的会议议程进行， 但要预防出现二般情况。现在不是凡事都讲究紧急预案嘛，会议的组织也不例外。比如，报告的主讲人临时不能到场怎么办？最好是不出意外，呵呵，但是出了意 外，按事先订好的方案进行会议，万不可冷了场。具体的意外情况预案也不写了，不同的会议可能出现的意外不一样，应付的方法也不同，大家自己去总结吧。

 

凡事预则立、不预则废。会议的组织应该想到方方面面，特别是细节的地方，一定要考虑周全。所以会议前期筹备的时候，弄个书面的会议筹备方案是个好习惯。提供一个我曾经用的模板给大家参考。